ICE обновила подход к проверкам формы I-9, и это может стать серьезной проблемой для работодателей в США. Ошибки, которые раньше часто считались техническими и могли быть исправлены после уведомления, теперь в ряде случаев классифицируются как существенные нарушения.
Это означает, что даже на первый взгляд небольшая ошибка в форме I-9 может привести к штрафу. Особенно внимательными должны быть компании с большим количеством сотрудников, высокой текучкой, сезонным наймом, удаленной проверкой документов и большим архивом старых форм.
Получите бесплатную консультацию
Отправляя эту форму вы соглашаетесь с правилами обработки персональных данных
Что изменилось
В марте 2026 года ICE обновила руководство по проверкам формы I-9. Главное изменение касается классификации ошибок. Ряд нарушений, которые раньше могли рассматриваться как технические или процедурные, теперь перенесены в категорию substantive violations, то есть существенных нарушений.
Разница принципиальная. Технические ошибки обычно можно исправить в течение 10 рабочих дней после получения уведомления. Существенные нарушения исправить уже нельзя, и за них может быть назначен штраф.
Что такое форма I-9
Form I-9, Employment Eligibility Verification, это обязательная форма, которую работодатель в США должен заполнить для каждого сотрудника, принятого на работу после 6 ноября 1986 года. Через эту форму компания подтверждает личность работника и его право на работу в США.
Форма I-9 касается не только иностранных работников. Она заполняется и для граждан США, и для постоянных резидентов, и для работников с временным разрешением на работу.
| Кто обязан заполнять I-9 | Что проверяется |
|---|---|
| работодатель | личность сотрудника и право на работу |
| сотрудник | свои данные и иммиграционный или гражданский статус |
| уполномоченный представитель работодателя | документы из списка допустимых документов |
Какие ошибки теперь опаснее
По новым разъяснениям ICE, к существенным нарушениям могут относиться ошибки, которые раньше часто воспринимались работодателями как формальные недочеты. Например, отсутствие даты рождения сотрудника, неправильное или неполное указание данных документов, отсутствие даты подписи, неполное имя или должность представителя работодателя.
- отсутствие имени или даты рождения сотрудника;
- отсутствие даты рядом с подписью сотрудника;
- неполные данные документа в Section 2;
- отсутствие даты найма;
- отсутствие имени или должности представителя работодателя;
- использование испанской версии формы I-9 за пределами Пуэрто-Рико;
- ошибки при удаленной проверке документов;
- некорректное заполнение Supplement A или Supplement B.
Сравнение старого и нового подхода
| Параметр | Раньше | Теперь |
|---|---|---|
| Многие мелкие ошибки | могли считаться техническими | могут считаться существенными |
| Право на исправление | часто давалось 10 рабочих дней | для substantive violations исправление не спасает от штрафа |
| Риск для работодателя | зависел от серьезности ошибки | растет даже при формальных недочетах |
| Архив старых I-9 | мог казаться безопасным | становится источником финансового риска |
Какие штрафы грозят работодателям
Важно не путать сумму штрафа. По данным Federal Register, актуальный диапазон для I-9 paperwork violations составляет от $288 до $2,861 за одну форму. То есть сумма около $2,800 является не минимальным штрафом, а верхней границей диапазона за одну форму.
На практике риск становится серьезным не из-за одной ошибки, а из-за массовости. Если у компании 100, 300 или 1,000 сотрудников, одинаковая ошибка в шаблоне заполнения может превратиться в десятки или сотни нарушений.
| Количество проблемных форм | Потенциальный диапазон штрафов |
|---|---|
| 10 форм | от $2,880 до $28,610 |
| 50 форм | от $14,400 до $143,050 |
| 100 форм | от $28,800 до $286,100 |
| 500 форм | от $144,000 до $1,430,500 |
Почему это особенно важно для бизнеса
Раньше многие работодатели относились к I-9 как к обычной HR-формальности. Заполнили при приеме на работу, положили в папку и забыли. Сейчас такой подход становится опасным.
ICE и HSI могут начать проверку через Notice of Inspection. После получения такого уведомления работодатель обычно должен предоставить формы I-9 и сопутствующие документы в течение трех рабочих дней. Это очень короткий срок, особенно если документы хранятся хаотично или в разных филиалах.
Какие отрасли в зоне повышенного риска
Официально не стоит утверждать, что ICE уже объявила конкретную летнюю волну аудитов по логистике и строительству. Но юридические обзоры по новым правилам указывают, что повышенное внимание традиционно получают отрасли с большим количеством работников, высокой текучкой и активным наймом.
- строительство;
- логистика и склады;
- staffing agencies;
- гостиничный и ресторанный бизнес;
- производство;
- retail;
- сельское хозяйство;
- подрядные и субподрядные работы.
Почему строительство и логистика особенно уязвимы
В строительстве и логистике часто используется быстрый найм, сменные графики, subcontractors, временные работники и decentralized onboarding. Именно в таких условиях ошибки в I-9 появляются чаще всего.
Проблема не всегда в том, что работодатель сознательно нарушает закон. Иногда причина в слабом HR-процессе: менеджеры на местах неправильно заполняют Section 2, забывают дату, принимают неполный документ или используют старую версию формы.
| Риск | Почему возникает |
|---|---|
| быстрый найм | формы заполняются в спешке |
| высокая текучка | растет количество I-9 в архиве |
| удаленные объекты | разные менеджеры заполняют формы по-разному |
| subcontractors | сложнее контролировать compliance-процессы |
| электронные I-9 системы | ошибки в audit trail могут стать отдельным нарушением |
Удаленная проверка документов стала отдельным риском
После изменений, связанных с remote document inspection, работодателям нужно особенно внимательно проверять, имеют ли они право использовать альтернативную процедуру. Если компания использует удаленную проверку документов, но не соответствует требованиям E-Verify или не отмечает нужный пункт в форме, это может быть классифицировано как существенное нарушение.
Для работодателей это означает простую вещь: нельзя просто посмотреть документы по видеосвязи и считать, что I-9 закрыта правильно. Нужно соблюдать конкретную процедуру и корректно отражать ее в форме.
Что делать работодателям сейчас
- провести внутренний аудит всех форм I-9;
- отдельно проверить формы сотрудников с временным разрешением на работу;
- проверить Section 1, Section 2, Supplement A и Supplement B;
- убедиться, что используется актуальная версия формы I-9;
- проверить корректность remote document inspection;
- обновить инструкции для HR и менеджеров;
- назначить ответственного за I-9 compliance;
- подготовить план действий на случай Notice of Inspection.
Чего работодателям лучше не делать
Самая опасная реакция — начать исправлять формы хаотично и задним числом. Исправления должны быть прозрачными, датированными и аккуратно оформленными. Работодатель не должен создавать впечатление, что документы были переписаны после получения угрозы проверки.
- не переписывайте старые формы как новые;
- не ставьте задние даты;
- не требуйте у работников конкретные документы;
- не проверяйте документы выборочно только у иностранных сотрудников;
- не храните I-9 вместе с обычными personnel files без системы;
- не игнорируйте сроки reverification.
Что это значит для иммигрантов
Для работников это обновление тоже важно. Работодатель может стать осторожнее при найме, но он не имеет права дискриминировать человека из-за гражданства, акцента, внешности, страны происхождения или иммиграционного статуса, если у человека есть право на работу.
Работник сам выбирает, какие допустимые документы предоставить из списка Form I-9. Работодатель не должен требовать конкретно грин-карту, паспорт США, EAD или Social Security card, если работник уже предоставил приемлемую комбинацию документов.
Главный вывод
Новое толкование ICE делает форму I-9 не просто кадровым документом, а полноценным compliance-риском для бизнеса. Ошибки, которые раньше могли казаться мелкими, теперь способны привести к штрафам за каждую неправильно оформленную форму.
Работодателям в США нужно не ждать проверки, а провести внутренний аудит заранее. Особенно это касается компаний в строительстве, логистике, staffing, hospitality, manufacturing и retail. Чем больше сотрудников и чем слабее система onboarding, тем выше риск, что одна повторяющаяся ошибка превратится в крупный штраф.
Источники
- ICE: Form I-9 Inspection Under Immigration and Nationality Act § 274A
- Federal Register: Civil Monetary Penalty Adjustments for Inflation
- USCIS: Form I-9 Penalties
- Ogletree Deakins: ICE Issues New Fact Sheet on I-9 Violation Classifications
- Holland & Knight: ICE Expands Form I-9 Substantive Violations for Employers
📅 Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы не пропустить важные изменения.
Мы помогаем:
